Office Manager
Responsabilități principale
Managementul relațiilor cu furnizorii și al contractelor administrative (inclusiv flotă auto)
• Gestionează relațiile și contractele cu furnizorii (contracte de închiriere, curățenie, curierat, leasing auto etc.).
• Monitorizează calitatea serviciilor și costurile, asigurând continuitatea operațională.
• Centralizează nevoile administrative ale companiei.
• Coordonează administrarea operațională a flotei auto și relația cu furnizorii aferenți.
• Monitorizează documentele și termenele aferente flotei auto (revizii, asigurări, ITP, leasing etc.).
Administrare documente și registratură
• Coordonează circuitul documentelor (înregistrare, distribuire, arhivare) și se asigură de respectarea termenelor.
• Optimizează și menține procese eficiente de gestionare a documentelor la nivel organizațional.
• Gestionează registratura și fluxul documentelor interne și externe.
Organizarea și optimizarea arhivei fizice și electronice
• Asigură organizarea, păstrarea și accesul controlat la documente.
• Coordonează activitatea de arhivare fizică și electronică.
• Colaborează cu furnizorii de servicii de arhivare.
Suport pentru management și Board
• Oferă suport direct membrilor Board-ului (organizare ședințe, materiale, logistică).
• Asigură suport în planificarea activităților Directorului General.
• Coordonează agenda și calendarul Directorului General.
• Planifică și sincronizează întâlnirile interne și externe, în colaborare cu structurile relevante.
• Asigură suport logistic pentru deplasări și evenimente.
• Gestionează solicitările administrative și activitățile de protocol.
Administrare office și logistică
• Coordonează activitatea administrativă zilnică și necesarul de consumabile și servicii.
• Monitorizează buna funcționare a activităților administrative și logistice.
• Identifică și implementează îmbunătățiri pentru eficientizarea operațională.
Educație și experiență
• Minimum 3 ani experiență în administrare imobile/facility management (obligatoriu).
• Minimum 5 ani experiență profesională.
• Experiență în gestionarea contractelor de servicii.
• Studii superioare finalizate (avantaj: administrativ, logistic, tehnic).
• MS Office – nivel avansat.
• Carnet de conducere categoria B.
• Certificările în logistică, facility management sau domenii conexe constituie un avantaj.
• Atestat de arhivist/arhivar – constituie avantaj (În cazul în care candidatul nu deține atestatul, acesta va avea obligația de a urma cursuri acreditate într-un termen stabilit de angajator).
Abilități personale
• Abilități foarte bune de organizare, coordonare și prioritizare.
• Experiență în gestionarea furnizorilor și contractelor.
• Gândire orientată spre soluții și eficiență operațională.
• Capacitate de gestionare simultană a mai multor activități și termene.
• Comunicare profesională și capacitate de lucru cu managementul.
• Atenție la detalii și orientare către calitatea execuției.
Termen limită pentru transmiterea aplicațiilor: 08 iunie 2026 (inclusiv).
Candidații interesați sunt invitați să transmită CV-ul în termenul menționat.